La GED ou Gestion Électronique des Documents est un système informatique de gestion des documents numériques. Ce système est intégré à un logiciel GED d’entreprise, souvent disponible sous forme d’application pour smartphones et tablettes.
Ce procédé comprend l’acquisition des documents, l’indexation et le classement, le stockage d’informations, l’accès et la diffusion des documents.
La gestion électronique des documents au sein d’une entreprise se fait à l’aide d’un logiciel de gestion dédié. Ces logiciels sont disponibles en mode Saas ou via un serveur local dédié, et permettent à tous les collaborateurs d’avoir accès aux documents selon les règles pré-définies par l’entreprise.
La mise en place d’une GED permet également de sécuriser au maximum vos données, et ce bien plus qu’avec des documents papier.
En bref, les avantages la GED sont :
– Gain de temps
– Réduction des coûts
– Centralisation et suivi des données
– Sécurisation des données et des documents
L’archivage électronique est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et à long terme des informations numériques dans le but de les rendre accessibles et exploitables.
Pour mettre en place une GED, il faut cerner les besoins en gestion documentaire et les objectifs de son entreprise. On teste ensuite les solutions de GED retenues sur un service en particulier, puis on procède à des ajustements avant la mise en place de l’outil de GED final.
La mise en place d’une GED demande une bonne réflexion sur l’ensemble de l’organisation de l’entreprise. La GED va remplacer l’archivage traditionnel papier. Vous allez « vider vos armoires ». Tout sera stocké sous forme dématérialisée. Il faut donc déjà apprendre à se passer du papier, à utiliser pleinement un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Tour cela peut déstabiliser une entreprise si ce n’est pas correctement préparé, si les collaborateurs ne sont pas correctement formés.
Par contre, une fois mise en place et maîtrisée, la GED est un outil « super puissant » qui vous fera gagner du temps, de l’efficacité, de la sécurité, bref, de l’argent.
La question n’est pas de savoir si vous devez mettre en place une GED. La question est de savoir comment le faire.
Et si nous déterminions ensemble vos besoins ?
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